Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist: Versorgungswerk der Architektenkammer Baden-Württemberg Körperschaft des öffentlichen Rechts Danneckerstraße 52 70182 Stuttgart E-Mail: info@vwda.de Vorsitzender des Verwaltungsrats: Wolfgang Riehle

Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und
  • Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO).

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, d.h., wenn Sie sich nicht registrieren oder anderweitig Informationen übermitteln, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse und ähnliches. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website,
  • Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Informationen dieser Art werden von uns ggfs. statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website.

Empfänger:

Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Webseite als Auftragsverarbeiter tätig werden.

Speicherdauer:

Die Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Daten, die der Bereitstellung der Webseite dienen, grundsätzlich der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die IP-Adresse ist jedoch der Dienst und die Funktionsfähigkeit unserer Website nicht gewährleistet. Zudem können einzelne Dienste und Services nicht verfügbar oder eingeschränkt sein. Aus diesem Grund ist ein Widerspruch ausgeschlossen.

Cookies

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wie viele andere Webseiten verwenden wir auch so genannte „Cookies“. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Hierdurch erhalten wir bestimmte Daten wie z. B. IP-Adresse, verwendeter Browser und Betriebssystem. Cookies können nicht verwendet werden, um Programme zu starten oder Viren auf einen Computer zu übertragen. Anhand der in Cookies enthaltenen Informationen können wir Ihnen die Navigation erleichtern und die korrekte Anzeige unserer Webseiten ermöglichen. In keinem Fall werden die von uns erfassten Daten an Dritte weitergegeben oder ohne Ihre Einwilligung eine Verknüpfung mit personenbezogenen Daten hergestellt. Natürlich können Sie unsere Website grundsätzlich auch ohne Cookies betrachten. Internet-Browser sind regelmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Im Allgemeinen können Sie die Verwendung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen ändern können. Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Website möglicherweise nicht funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.

Speicherdauer und eingesetzte Cookies:

Soweit Sie uns durch Ihre Browsereinstellungen oder Zustimmung die Verwendung von Cookies erlauben, können folgende Cookies auf unseren Webseiten zum Einsatz kommen: PHPSESSID — Session Cookie (Nur für die Sitzung) AviaCookieConsent – Consent Management (2 Monate) Soweit diese Cookies (auch) personenbezogene Daten betreffen können, informieren wir Sie darüber in den folgenden Abschnitten. Sie können über Ihre Browsereinstellungen einzelne Cookies oder den gesamten Cookie-Bestand löschen. Darüber hinaus erhalten Sie Informationen und Anleitungen, wie diese Cookies gelöscht oder deren Speicherung vorab blockiert werden können. Je nach Anbieter Ihres Browsers finden Sie die notwendigen Informationen unter den nachfolgenden Links:

Kontaktformular

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Durch Bereitstellung des Kontaktformulars möchten wir Ihnen eine unkomplizierte Kontaktaufnahme ermöglichen. Ihre gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen, erfolgt die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger:

Empfänger der Daten sind ggf. Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer:

Daten werden spätestens 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht. Sofern es zu einem Vertragsverhältnis kommt, unterliegen wir den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB und löschen Ihre Daten nach Ablauf dieser Fristen.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können Ihre Anfrage jedoch nur bearbeiten, sofern Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Grund der Anfrage mitteilen.

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter

Folgende Organisationen, Unternehmen bzw. Personen wurden vom Betreiber dieser Website mit der Verarbeitung von Daten beauftragt: 1&1

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen an den Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person in unserer Organisation:

Rechtsanwalt Horst Speichert
datenschutz(at)vwda.de
+49 711 – 46 90 58 – 0

Microsoft Bookings

Datenschutzhinweise für Microsoft Bookings betreffend die Datenverarbeitung und Ihre Datenschutz-Rechte
Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Kunden und Geschäftspartner ist uns ein wichtiges Anliegen. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorgaben, wonach wir zum Schutz dieser Daten verpflichtet sind. Aufgrund dieser Verantwortung und gesetzlichen Verpflichtung wollen wir Sie mit den nachfolgenden Hinweisen gemäß Art. 13, 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Microsoft Bookings und Ihre Rechte als Betroffene informieren. Die Informationen stellen wir Ihnen zur Verfügung, um eine transparente Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

  1. Die Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Versorgungswerk der Architektenkammer Baden-Württemberg, K.d.ö.R. Danneckerstraße 52 70182 Stuttgart Tel.: +49 711 23874-0 info@vwda.de www.vwda.de

  1. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter der Verantwortlichen:

Versorgungswerk der Architektenkammer Baden-Württemberg, K.d.ö.R. Danneckerstraße 52 70182 Stuttgart datenschutz@vwda.de    

  1. Personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten

Die Verantwortliche setzt den Dienst „Microsoft Bookings“ der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland bzw. der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA, ein. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft. Wir verarbeiten in Microsoft Bookings personenbezogene Daten in elektronischer Form, die nachfolgend dargestellt und im Rahmen des Arbeits- und Kundenverhältnisses erforderlich sind.

  • Kontakt- und Kommunikationsdaten (dienstlich und privat): Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Mitgliedsnummer
  • Termine (Zeit- und Ortsangaben mit Firmenadresse)
  • Termintypen: virtuell oder präsent; Terminarten wie Beratung, Besprechung, Gruppenveranstaltung, Seminar, Besichtigung usw.
  • Verfügbarkeit der Nutzer
  • Angaben in Freifeld zum Termininhalt wie Altersversorgung, Produktname, Vorgang, Versicherungsleistung usw.

Im Rahmen des Arbeits- und Kundenverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir für die Terminplanung mit Microsoft Bookings benötigen. Microsoft Bookings enthält eine Benachrichtigungsfunktion, welche die Nutzer per E-Mail über die Terminbuchungen informiert. Sie können eine Online-Buchungsfunktion nutzen, die in unsere Webseite integriert ist und als Self-Service für die Terminbuchung und –stornierung verwendet werden kann. Informationen bezüglich personenbezogener Daten, die wir im Rahmen unseres Webauftrittes unter https://www.vwda.de verarbeiten, können Sie einer gesonderten Datenschutzerklärung unter https://www.vwda.de/datenschutzerklaerung/   entnehmen. Microsoft Bookings ist in Outlook integriert und auch als App verfügbar. Jeder Termin, der online gebucht wird, erstellt einen Besprechungslink, der an die Teilnehmer gesendet wird, damit sie über einen Webbrowser, eine Telefoneinwahl oder die Teams-App teilnehmen können.

  1. Betroffene

Von der vorliegenden Datenverarbeitung sind betroffen:

  • Arbeitnehmer der Verantwortlichen und der Kunden
  • Mitglieder
  • Kunden bzw. Kontaktpersonen von Kunden
  1. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die dargestellten personenbezogenen Daten verarbeiten wir zur Planung und Verwaltung von Terminen, also für Zwecke der Vertragserfüllung des Arbeits-, Mitglieds- und Kundenverhältnisses, oder für gesetzliche Zwecke. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung Ihrer Daten für andere Zwecke erfolgt nur, soweit dies mit den Zwecken des Arbeits-, Mitglieds- und Kundenverhältnisses vereinbar ist oder Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen zu vertraglichen und gesetzlichen Zwecken ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 b, c DSGVO. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt und nicht widerrufen haben, verarbeiten wir Ihre Daten nach Art. 6 Abs. 1a DSGVO. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus auch zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritter sowie zur Durchführung unserer Aufgaben. Hierzu gehören insbesondere die nachfolgenden Zwecke:

  • die Geltendmachung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche
  • die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften

Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1f und e DSGVO. Diese Daten verarbeiten wir im Rahmen einer Interessensabwägung zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritter. Ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht aufgrund der dargestellten Zwecke. Ebenso die Notwendigkeit für die Durchführung unserer Aufgaben.

  1. Herkunft der personenbezogenen Daten

Diese Daten erheben wir von Ihnen selbst, indem Sie uns diese mitteilen, selbst eingeben oder indem wir diese anhand Ihrer Tätigkeit bei uns ermitteln.

  1. Empfänger der personenbezogenen Daten, Weiterleitung an Dritte

Innerhalb unserer Organisation erhalten nur Stellen und Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen. Die externen Nutzer sehen jeweils nur die Verfügbarkeit der Termine. Die internen Nutzer sehen die Verfügbarkeit der Termine und Beteiligten sowie Art oder Inhalt des Termins, wenn der Zeitraum nicht mehr frei ist. Weitergehende Rechte besitzen nur die Administratoren von Microsoft Bookings bei der Verantwortlichen. Auch Vorgesetzte besitzen nur die herkömmlichen Nutzungsrechte. Soweit Dienstleister zur Auftragsverarbeitung eingeschaltet werden, geschieht dies nur auf Grundlage von Art. 28 DSGVO nach sorgfältiger Auswahl und Prüfung der technisch-organisatorischen Sicherheitsbestimmungen sowie unter Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus nach Art. 44 ff. DSGVO bei Dienstleistern außerhalb der EU. An externe Dritte übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn dies gesetzlich oder vertraglich erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem Geschäftspartner oder andere Unternehmen sein. Die Übermittlung erfolgt also überwiegend für vertragliche Zwecke. Datenübermittlungen in Drittländer ergeben sich u.U. im Rahmen technischer Notwendigkeiten (z.B. Supportzugriffe) oder einer Kommunikation (z.B. Videokonferenzen) sowie anderer in der DSGVO ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittländer.

  1. Aufbewahrungsdauer und Löschfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten überwiegend zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten. Ihre Daten werden in der Regel spätestens nach 12 Monaten gelöscht, nachdem der Zweck der Speicherung entfällt, z.B. weil die vertragliche Leistung erbracht wurde oder der gesetzliche Grund entfallen ist oder unmittelbar, sofern Sie ihre Einwilligung widerrufen. Eine Speicherung kann auch erfolgen, wenn der Gesetzgeber dies vorsieht, etwa in einer Reihe von Fällen zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, z.B. bei Handelsbriefen mindestens sechs Jahre oder bei Buchungsdaten, Abrechnungen und Rechnungen mindestens zehn Jahre, jeweils ab Jahresende. Eine Löschung erfolgt dann nach Ablauf der Speicherfrist. Die Speicherung der Daten erfolgt auch, solange ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht oder es unsere Aufgabenerfüllung erfordert, z.B. zur Rechtsdurchsetzung, Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften oder der Datensicherheit.

  1. Freiwilligkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, Sie sind also nicht verpflichtet, Termine über Microsoft Bookings zu buchen. Für die Erbringung unserer arbeits- oder kundenvertraglichen Leistungen ist eine Terminbuchung allerdings notwendig. Wenn Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, können wir unsere Leistungen u.U. nicht mehr erbringen.

  1. Ihre Rechte als Betroffene

Sie haben das Recht,

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Datenportabilität).

Recht auf Widerruf von Einwilligungen Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. In der Folge dürfen wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, künftig nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt. Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung über alle bekannten Kommunikationswege. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden. Widerspruchsrecht Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung über alle bekannten Kommunikationswege. Nach Ausübung Ihres Widerspruchsrechts werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.

  1. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand März 2024. Durch die Weiterentwicklung unserer Prozesse und Leistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher Bestimmungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation kann jederzeit unter https://www.vwda.de/datenschutzerklaerung/ von Ihnen abgerufen werden.

Datenschutzhinweise für Microsoft Teams

betreffend die Datenverarbeitung und Ihre Datenschutz-Rechte

Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Kunden und Geschäftspartner ist uns ein wichtiges Anliegen. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorgaben, wonach wir zum Schutz dieser Daten verpflichtet sind. Aufgrund dieser Verantwortung und gesetzlichen Verpflichtung wollen wir Sie mit den nachfolgenden Hinweisen gemäß Art. 13, 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Microsoft Teams und Ihre Rechte als Betroffene informieren.

Die Informationen stellen wir Ihnen zur Verfügung, um eine transparente Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

  1. Die Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Versorgungswerk der Architektenkammer

Baden-Württemberg, K.d.ö.R.

Danneckerstraße 52

70182 Stuttgart

Tel.: +49 711 23874-0

info@vwda.de

www.vwda.de

  1. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter der Verantwortlichen:

Versorgungswerk der Architektenkammer

Baden-Württemberg, K.d.ö.R.

Danneckerstraße 52

70182 Stuttgart

datenschutz@vwda.de

  1. Personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten

Die Verantwortliche setzt den Dienst „Microsoft Teams“ der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland bzw. der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA, ein. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft. Wir verarbeiten in Microsoft Teams personenbezogene Daten in elektronischer Form, die nachfolgend dargestellt und im Rahmen des Arbeits- und Kundenverhältnisses erforderlich sind.

  • Microsoft-Zugangsdaten, Gerätedaten (Log-Daten), IP-Adresse, Anrufqualität
  • Kontakt- und Kommunikationsdaten (dienstlich und privat): Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Mitgliedsnummer
  • Termine (Zeit- und Ortsangaben mit Firmenadresse)
  • Termintypen: virtuell oder präsent; Terminarten wie Beratung, Besprechung, Gruppenveranstaltung, Seminar, Besichtigung usw.
  • Verfügbarkeit der Nutzer
  • Angaben in Freifeld zum Besprechungsinhalt
  • personenbezogene Daten innerhalb von Chats und geteilten Dokumenten

Im Rahmen des Arbeits- und Kundenverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir für die Besprechung mit Microsoft Teams benötigen.

Microsoft Teams enthält eine Benachrichtigungsfunktion, welche die Nutzer per E-Mail über die Besprechung informiert. Microsoft Teams ist in Outlook integriert und auch als App verfügbar. Jeder Termin, der online gebucht wird, erstellt einen Besprechungslink, der an die Teilnehmer gesendet wird, damit sie über einen Webbrowser, eine Telefoneinwahl oder die Teams-App teilnehmen können.

Informationen bezüglich personenbezogener Daten, die wir im Rahmen unseres Webauftrittes unter https://www.vwda.de verarbeiten, können Sie einer gesonderten Datenschutzerklärung unter https://www.vwda.de/datenschutz/   entnehmen.

  1. Betroffene

Von der vorliegenden Datenverarbeitung sind betroffen:

  • Arbeitnehmer der Verantwortlichen und der Kunden
  • Mitglieder
  • Kunden bzw. Kontaktpersonen von Kunden
  1. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die dargestellten personenbezogenen Daten verarbeiten wir zur Planung und Organisation von Besprechungen, Kommunikation, Projektzusammenarbeit, IT-Sicherheit und Systemstabilität, also für Zwecke der Vertragserfüllung des Arbeits-, Mitglieds- und Kundenverhältnisses, oder für gesetzliche Zwecke zur Durchführung unserer Aufgaben.

Eine darüber hinausgehende Verarbeitung Ihrer Daten für andere Zwecke erfolgt nur, soweit dies mit den Zwecken des Arbeits-, Mitglieds- und Kundenverhältnisses vereinbar ist oder Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen zu vertraglichen und gesetzlichen Zwecken ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 b, c DSGVO sowie zur Durchführung unserer gesetzlichen Aufgaben aus Art. 6 Abs. 1 e DSGVO, § 4 LDSG. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten nach Art. 6 Abs. 1a DSGVO.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus auch zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritter. Hierzu gehören insbesondere:

  • die Geltendmachung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche
  • die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften

Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1f DSGVO. Diese Daten verarbeiten wir im Rahmen einer Interessensabwägung zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritter. Ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht aufgrund der dargestellten Zwecke.

  1. Empfänger der personenbezogenen Daten, Weiterleitung an Dritte

Innerhalb unserer Organisation erhalten nur Stellen und Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen. Weitergehende Rechte besitzen nur die Administratoren von Microsoft Teams bei der Verantwortlichen.

Soweit Dienstleister zur Auftragsverarbeitung eingeschaltet werden, geschieht dies nur auf Grundlage von Art. 28 DSGVO nach sorgfältiger Auswahl und Prüfung der technisch-organisatorischen Sicherheitsbestimmungen sowie unter Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus nach Art. 44 ff. DSGVO bei Dienstleistern außerhalb der EU.

An externe Dritte übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn dies gesetzlich oder vertraglich erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Datenübermittlungen in Drittländer ergeben sich u.U. im Rahmen technischer Notwendigkeiten (z.B. Supportzugriffe) oder der Kommunikation (Videokonferenz) sowie anderer in der DSGVO ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittländer.

  1. Aufbewahrungsdauer und Löschfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten überwiegend zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten. Log-Daten werden 90 Tage gespeichert. Ihre Daten werden in der Regel gelöscht, nachdem der Zweck der Speicherung entfällt, z.B. weil die vertragliche Leistung erbracht wurde oder der gesetzliche Grund entfallen ist oder unmittelbar, sofern Sie ihre Einwilligung widerrufen. Eine Speicherung kann auch erfolgen, wenn der Gesetzgeber dies vorsieht, etwa in einer Reihe von Fällen zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Speicherung der Daten erfolgt auch, solange ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht oder es unsere Aufgabenerfüllung erfordert, z.B. zur Rechtsdurchsetzung, Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften oder der Datensicherheit.

  1. Freiwilligkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Teilnahme an Besprechungen mit Microsoft Teams und damit die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, alternativ können Telefon oder E-Mail genutzt werden.

  1. Ihre Rechte als Betroffene

Sie haben das Recht,

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Datenportabilität).

Recht auf Widerruf von Einwilligungen

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. In der Folge dürfen wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, künftig nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt. Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung über alle bekannten Kommunikationswege.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung über alle bekannten Kommunikationswege.

Nach Ausübung Ihres Widerspruchsrechts werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.

  1. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand Juli 2024.

Durch die Weiterentwicklung unserer Prozesse und Leistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher Bestimmungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation kann jederzeit hier https://www.vwda.de/datenschutzerklaerung/#teams von Ihnen abgerufen werden.